Процессы

Данный модуль позволяет автоматически совершать различные действия:

при добавлении данных
при изменении данных
при импорте записей
по расписанию планировщика, настроенному в панели Администрирования.

Процессы

В текущей версии поддерживаются следующие действия:

создание записи
изменение записи
отправка E-mail
вычисления в полях

Совершение действия при удалении записи не поддерживается.

Создание процесса

В меню модуля выберите опцию Создать процесс.
В верхней части Формы редактирования заполните следующие поля:

Создание процесса

Процесс: Укажите название процесса.
Ответственный(ая): Введите имя ответственного. По умолчанию ответственным являетесь вы. Для назначения другого пользователя нажмите кнопку и из появившегося списка выберите желаемого пользователя.
Контролируемый модуль: Список всех доступных модулей системы. Выберите необходимый модуль, при создании/изменении записи которого должен запускаться создаваемый Процесс.
Статус: Укажите статус Процесса. Выполняться будут только активные процессы.
Запускать: Укажите условие запуска:

При сохранении записи

Процесс запускается при сохранении записи

По заданию планировщика

Процесс запускается при соответствующей настройке планировщика (см. задание Выполнять настроенные процессы / Process Workflow Tasks) и выполняется для каждой записи указанного модуля, ограничиваясь лишь параметром Запускать для и настроенными условиями выполнения Процесса.

Всегда

Процесс запускается для обоих случаев, описанных выше

Запускать для: Выбор типа записей, для которых будет выполняться Процесс, а именно:

Создаваемых записей

Процесс запускается при создании записи

Изменяемых записей

Процесс запускается при изменении уже существующей записи

Всех записей

Если установлено условие При сохранении записи, то Процесс выполняется и для создаваемых, и для изменяемых записей
Если установлено условие По заданию планировщика, то Процесс выполняется для всех существующих записей: и изменяемых, и неизменяемых, и создаваемых

Если Процесс выполняется По заданию планировщика для Всех записей, то эта операция может затянуться, если модуль содержит много записей. И хотя Процесс будет выполняться в фоновом режиме, в процессе выполнения задания могут потребляться значительные ресурсы сервера, поэтому лучше всего запускать подобные задания в нерабочее время.

Многократный запуск: При выполнении Процесс отслеживает каждую запись, к которой он уже был применён ранее. Этот параметр позволяет вам либо запускать действия Процесса только один раз для каждой записи, либо выполнять действия многократно, если по логике настроек требуется их повтор (см. таблицу ниже).

Параметр не установлен

Процесс будет остановлен, если запись только что была обработана в рамках текущего Процесса.

Параметр установлен

Процесс будет запущен снова, вне зависимости от того, была ли запись только что обработана в рамках текущего Процесса.

Рассмотрите вопрос о вводе ограничений, чтобы установленный параметр многократного запуска не приводил к постоянным перезапускам Процесса. Например, настройте Процесс так, чтобы одно из указанных действий отменяло (прямо или косвенно) одно из указанных условий; или чтобы Процесс был настроен на конкретные записи, выполняясь при их создании/изменении/сохранении.

Запускать при импорте: Запуск Процесса при импорте записей в выбранный модуль.
Описание: Введите краткое описание Процесса.

Условия выполнения процесса

В средней части Формы редактирования заполните условия выполнения Процесса. Создание условий доступно только после указания контролируемого модуля.

Нажмите на кнопку Добавить условие и введите необходимые данные. Количество добавляемых условий не ограничено.

В следующем примере добавляется условие для модуля Встречи - процесс будет запущен в том случае, если тема встречи содержит только слово совещание:

Условия выполнения процесса

Детально каждое заполняемое поле описано ниже:

Модуль: Укажите модуль, для которого должно выполняться создаваемое условие.
Поле: Выберите из списка необходимое поле указанного модуля.
Оператор сравнения: В зависимости от выбранного поля доступны различные операторы сравнения. Если поле НЕ содержит дату или цифровое значение, то доступны следующие операторы: Равно, Не равно, Содержит, Начинается с, Оканчивается на, Пустое. Если поле цифровое или содержит дату, то возможны следующие условия: Равно, Не равно, Больше, Меньше, Больше или равно, Меньше или равно, Пустое.

Тип поля не всегда может соответствовать его названию. Например, в модуле Контрагенты стандартное поле Число сотрудников указано не как целочисленное, а как текстовое. Типы доступных полей модуля вы можете просмотреть в Студии. Тип ранее созданного поля в Студии изменить нельзя, но администратор SuiteCRM может создать новое поле с требуемым типом и добавить его в макет соответствующей Формы.

Тип

Тип условия, в зависимости от типа выбранного поля доступны следующие варианты:

Значение – наиболее частый вариант, используется для сравнения выбранного поля с указанным значением. Значение может быть представлено по-разному, в зависимости от типа выбранного поля. Например, если поле представлено комбобоксом, то значение будет представлено списком:

Значение

Поле – используется для сравнения значения двух полей. В следующем примере сравниваются даты создания и изменения записи:

Поле

Изменение - используется при изменении значения выбранного поля. Например, в следующем примере Процесс будет запущен, если был изменён тип Контрагента:

Изменение

Мультивыбор - используется для сравнения выбранного поля с несколькими значениями. Например, в следующем примере Процесс будет запущен, если отрасль Контрагента соответствует одному из выбранных значений:

Мультивыбор

Дата - используется для сравнения выбранного поля с указанной датой или интервалом. Интервал может быть представлен минутами, часами, днями, неделями, месяцами или годовщиной.

Если годовщина приходится на 29 февраля, но текущий год не является високосным, то Процесс будет запущен 28 февраля.

Например, в следующем примере Процесс будет запущен, если запись о Контрагенте была создана в течение ближайших 6 дней:

Дата

Удаление условия процесса

Для удаления ранее созданного условия нажмите на соответствующий значок, расположенный слева от условия:

Удаление условия процесса

Действия

В нижней части Формы редактирования Процесса настройте действия, которые будут выполнены, если есть соответствие ранее указанным условиям. Нажмите на кнопку Добавить действие и выберите необходимое значение. Доступны следующие действия: Создать запись, Изменить запись, Отправить E-mail и Выполнить вычисления в полях.

Действия

Для каждого действия желательно указать его краткое описание (или название). Количество добавляемых в Процесс действий не ограничено.

Создание записи

Прежде всего необходимо выбрать тип записи - модуль, в котором будет создаваться необходимая запись.

После выбора модуля вы можете:

Связать создаваемую запись с записью в контролируемом модуле, отметив соответствующую опцию. В этом случае в субпанелях Форм просмотра обеих записей будет отображаться информация о созданной связи.
Скопировать электронные адреса из контролируемого модуля в связанный модуль, отметив соответствующую опцию. Для осуществления копирования должна быть отмечена и предыдущая опция.

Связать с записью в контролируемом модуле

Связать создаваемую запись с другой записью. Для этого нажмите кнопку Добавить связь, выберите необходимый модуль и существующую в нем запись. На рисунке ниже показан пример, где создаваемая задача с темой Моя задача будет связана с записью Judy Perna из модуля Контакты:

Связать с другой записью

Указать поля, которые необходимо заполнить при создании записи. Для этого нажмите кнопку Добавить поле и выберите необходимый элемент в списке.

Указать заполняемые поля

После этого справа появится ещё один список, позволяющий указать, каким именно образом будет заполняться поле создаваемой записи. Доступны следующие варианты:

Значение – поле создаваемой записи будет содержать указанное значение

Поле – поле создаваемой записи будет содержать то же значение, что и выбранное поле

Дата – доступно только если поле имеет тип Date - поле будет содержать указанное или вычисляемое по указанной формуле значение даты

Для поля Ответственный(ая) доступны дополнительные варианты:

Назначение в цикле – пользователи выбираются по порядку (из общего списка, из Роли и/или из Группы)

Назначение наименее занятого – выбирается пользователь, у которого меньше всего записей в текущем модуле (выбор из общего списка, из Роли и/или из Группы)

Случайное назначение – выбор случайного пользователя (из общего списка, из Роли и/или из Группы)

Детальная информация о Ролях и Группах описана в разделе Роли и группы пользователей.

В указанном ниже примере создаётся запись в модуле Задачи со следующими заполненными полями:

Тема задачи: Моя задача
Дата создания: Текущая дата + 10 минут
Дата изменения: Равна дате создания
Ответственный(ая): Назначается в цикле из Группы group1 и из Роли role1

Пример создания записи

Изменение записи

В данном случае используется тот же функционал, что и при создании записи, но вместо создания новой записи происходит изменение уже существующей: могут быть изменены значения полей записи, добавлены связи с другими записями.

Отправка E-mail

В данном случае выполнение Процесса приведёт к отправке на указанные адреса электронных писем, созданных на основе шаблонов. Для отправки писем индивидуально каждому пользователю – отметьте соответствующую опцию, в противном случае каждый получатель будет видеть адресные данные всех указанных адресатов.

Письма всегда будут отправляться с системного почтового адреса. Указанные в профиле пользователя электронные адреса в этом случае не используются, поскольку Процесс может выполняться по заданию Планировщика, без привязки к конкретному пользователю.

Отправка E-mail

При указании адресатов возможны следующие варианты:

Указать вручную – E-mail вводится вручную
Отобранной записи – E-mail будет отправлен на основной электронный адрес записи, запустившей текущий Процесс. Данный вариант может быть задействован только в том случае, если в записи есть поле с электронным адресом (для Контактов, Контрагентов и т.д.)
Связанной записи – E-mail будет отправлен на основной электронный адрес записи, связанной с текущей. Для того из комбобокса выберите соответствующий модуль, связанный с текущим
Выбрать пользователя – E-mail будет отправлен на электронный адрес выбранного пользователя
Выбрать пользователей – E-mail будет отправлен на электронный адрес всех пользователей, пользователей Роли и/или пользователей Группы.

Детальная информация о Ролях и Группах описана в разделе Роли и группы пользователей.

Вычисления в полях

См. раздел Вычисления в полях процессов

Удаление действия

Для удаления ранее созданного действия нажмите на соответствующий значок, расположенный в правом верхнем углу действия:

Удаление действия

Для удаления записи внутри действия нажмите на соответствующий значок, расположенный слева от записи:

Удаление записи внутри действия

Контроль процесса

В нижней части Формы просмотра каждого процесса расположена субпанель Контроль процесса, отображающая информацию о выполнении текущего процесса, содержащую в том числе: название записи, запустившей процесс, статус выполнения процесса, дату и время выполнения процесса.

Контроль процесса

Вы также можете просмотреть информацию о выполнении всех настроенных Процессов, выбрав пункт Контроль процессов в меню модуля Процессы.

Управление информацией о процессах

В модуле вы можете выполнять следующие действия:

Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации. За дополнительной информацией обратитесь к разделу Избранное.
Редактирование или удаление информации сразу о нескольких процессах, для этого используйте панель массового обновления.
Экспорт записей, для этого в меню над выбранными записями выберите пункт Экспортировать.
Поиск дубликатов, для этого в меню действий Формы просмотра выберите пункт Поиск дубликатов.
Просмотр детальной информации о процессе, для этого нажмите на названии процесса в общем списке.
Редактирование данных, для этого либо в Форме просмотра нажмите на кнопку Править, либо непосредственно в Форме списка нажмите на кнопку слева от редактируемой записи. Вы также можете выполнить быструю правку.
Дублирование информации о процессе, для этого в меню действий выберите пункт Дублировать. Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, вы можете изменить продублированную информацию с целью создания нового процесса.
Удаление процесса, для этого нажмите на кнопку Удалить.
Отслеживание изменений введённой информации, для этого нажмите на кнопку Просмотр журнала изменений в форме просмотра. Если в журнале необходимо изменить перечень контролируемых полей - сделайте это в Студии, настроив параметр Аудит соответствующего поля.

Примеры процессов

Добавление клиентов в список адресатов

В данном примере показано пошаговое создание процесса, автоматически добавляющего Контрагентов, имеющих тип Клиенты, в список адресатов при создании или изменении информации о Контрагенте:

В модуле процессы выбираем действие Создать процесс.
Присваиваем процессу подходящее название, например: «Заполнение списка адресатов».
В списке контролируемых модулей выбираем модуль Контрагенты.
В списке Запускать выбираем значение Только при сохранении записи.
В списке Запускать для оставляем стандартное значение Всех записей - в этом случае процесс будет запущен и при создании, и при изменении записи.
Убеждаемся, что опция Многократный запуск НЕ отмечена и статус указан как Активен. При необходимости вводим описание процесса и указываем ответственного.

Добавление условий

В разделе условий выполнения процесса нажимаем кнопку Добавить условие.
В списке полей выбираем значение Тип
В качестве оператора сравнения оставляем значение Равно, в поле Тип выбираем Значение.
В списке значений выбираем Клиент.

Созданное условие должно выглядеть следующим образом:

Примеры процессов1-Добавление условий

Добавление действий

В разделе действий нажимаем кнопку Добавить действие.
В списке действий выбираем Изменить запись.
В поле Краткое описание действия вводим соответствующее название, например: «Дополнение списка адресатов».
Нажимаем кнопку Добавить связь.
В появившемся над кнопкой списке выбираем значение Списки адресатов: Адресаты.
Появятся два дополнительных поля. В крайнем правом поле указываем необходимый список адресатов. Созданное действие будет выглядеть следующим образом:

Примеры процессов1-Добавление действий

Уведомление по электронной почте о поступивших обращениях

В данном примере показано пошаговое создание процесса, автоматически отправляющего уведомления на почту двум пользователям (ответственному за обращение и дополнительно указанному пользователю) в том случае, если открытое обращение не обновлялось в течение двух дней:

В модуле процессы выбираем действие Создать процесс
Присваиваем процессу подходящее название, например: «Напоминание об обращении».
В списке контролируемых модулей выбираем модуль Обращения.
В списке Запускать выбираем значение Только при сохранении записи.
В списке Запускать для оставляем стандартное значение Всех записей - в этом случае процесс будет запущен и при создании, и при изменении записи.
Убеждаемся, что опция Многократный запуск НЕ отмечена и статус указан как Активен. При необходимости вводим описание процесса и указываем ответственного.

Добавление условий

В разделе условий выполнения процесса нажимаем кнопку Добавить условие.
В списке полей выбираем значение Дата изменения
В качестве оператора сравнения выбираем значение Меньше или равно, в поле Тип выбираем значение Дата.
В списке значений выбираем Сейчас и в дополнительных полях указываем: «-», «2» и «дней».
Ещё раз нажимаем кнопку Добавить условие.
В списке полей нового условия выбираем значение Статус.
В качестве оператора сравнения оставляем значение Равно, в поле Тип выбираем Мультивыбор.
В списке значений выбираем элементы, соответствующие открытому обращению, в данном случае это Новое и Назначенное.

Созданное условие должно выглядеть следующим образом:

Примеры процессов2-Добавление условий

Добавление действий

В разделе действий нажимаем кнопку Добавить действие.
В списке действий выбираем Отправить E-mail.
В поле Краткое описание действия вводим соответствующее название, например: «Напоминание пользователям об обращении».
Отмечаем необязательную опцию Отправлять индивидуально каждому указанному адресату - в этом случае каждый адресат будет видеть в списке получателей письма только свой электронный адрес.
Нажмите на кнопку и для поля Кому выберите значение Связанной записи, после чего в крайнем правом поле выберите значение Пользователи: Ответственный(ая).
Нажмите на кнопку ещё раз и для нового поля Кому выберите значение Выбрать пользователя, после чего в крайнем правом поле выберите необходимого дополнительного пользователя.
В списке шаблонов электронных писем выберите подходящий шаблон или создайте новый.

Созданное действие будет выглядеть следующим образом:

Примеры процессов2-Добавление действий

Назначение Предварительного контакта пользователю, входящего в указанную группу

В данном примере показано пошаговое создание процесса, автоматически выполняющего следующие действия:

Назначение зарегистрированного через веб-форму Предварительного контакта наименее занятому пользователю, входящего в условную Группу «group1» (выбирается пользователь, у которого меньше всего записей в модуле Предварит. Контакты)
Назначение звонка пользователю с указанием времени звонка на сутки позже после создания Предварительного контакта
1. В модуле процессы выбираем действие Создать процесс
2. Присваиваем процессу подходящее название, например: «Назначение ответственного предварительному контакту + звонок».
3. В списке контролируемых модулей выбираем модуль Предварит. Контакты.
4. В списке Запускать выбираем значение Только при сохранении записи.
5. В списке Запускать для выбираем значение Создаваемых записей.
6. Убеждаемся, что опция Многократный запуск НЕ отмечена и статус указан как Активен. При необходимости вводим описание процесса и указываем ответственного.

Добавление условий

В разделе условий выполнения процесса нажимаем кнопку Добавить условие.
В списке полей выбираем значение Источник предв. контакта
В качестве оператора сравнения оставляем значение Равно, в поле Тип выбираем Значение.
В списке значений выбираем Веб-сайт.

Созданное условие должно выглядеть следующим образом:

Примеры процессов3-Добавление условий

Добавление действий

В разделе действий нажимаем кнопку Добавить действие.
В списке действий выбираем Изменить запись.
В поле Краткое описание действия вводим соответствующее название, например: «Назначение ответственного наименее занятому предварительному контакту».
В списке Тип записи выбираем модуль Предварит. Контакты.
Нажимаем кнопку Добавить поле.
В появившемся над кнопкой списке выбираем значение Ответственный(ая).
Появятся два дополнительных поля. В среднем поле выбираем Назначение наименее занятого.
В крайнем правом поле выбираем ВСЕ пользователи Группы.
В появившемся справа поле выбираем группу «group1».
Ещё раз нажимаем кнопку Добавить действие.
В списке действий выбираем Создать запись.
В поле Краткое описание действия вводим соответствующее название, например: «Назначение звонка».
В списке Тип записи выбираем модуль Звонки.
Отмечаем опцию Связать с записью в контролируемом модуле.
Нажимаем кнопку Добавить поле.
В появившемся над кнопкой списке выбираем значение Дата звонка.
Появятся два дополнительных поля. В среднем поле выбираем Дата.
В крайнем правом поле выбираем Сегодня.
В появившихся дополнительных полях указываем следующие значения: «+», «1», и «дней».
Нажимаем кнопку Добавить поле.
В появившемся над кнопкой списке выбираем значение Ответственный(ая).
Появятся два дополнительных поля. В среднем поле выбираем Поле.
В крайнем правом поле выбираем Ответственный(ая)» - при этом создаётся связь между назначенным ответственным Предварительного контакта и звонком.

Созданные действия будут выглядеть следующим образом:

Примеры процессов3-Добавление действий