Документы
Используйте данный модуль для управления файлами, которые могут быть доступны как вашим клиентам, так и пользователям системы. Так же данный модуль может использоваться для хранения шаблонов наиболее часто используемых документов.
Создание документа
-
В меню модуля выберите пункт Создать документ.
-
На появившейся странице Документы заполните следующие поля:
- Имя файла
-
Укажите путь к файлу документа при помощи кнопки Обзор.
- Название документа
-
Введите название документа.
- Версия
-
Выберите версию документа.
- Шаблон?
-
Отметьте эту опцию, если вводимый файл является шаблоном документа. Более детально эта информация описана в разделе Указание шаблонов слияния MS Word.
- Тип документа
-
Из выпадающего списка выберите тип документа.
- Категория
-
Из выпадающего списка выберите категорию документа.
- Подкатегория
-
Из выпадающего списка выберите подкатегорию документа.
- Статус
-
Из выпадающего списка выберите статус документа.
- Дата публикации
-
С помощью календаря укажите дату, когда документ стал доступен другим пользователям.
- Актуален до
-
С помощью календаря укажите дату, до которой документ не потеряет своей актуальности.
- Связанный документ
-
Выберите документ, связанный с текущим документом.
- Версия связанного документа
-
Поле автоматически заполняется версией связанного документа.
- Описание
-
Введите краткое описание документа.
-
Нажмите кнопку Сохранить для сохранения информации о новом обращении или кнопку Отказаться для возврата к списку обращений без сохранения введённой информации.
Сохранённое вложение доступно для скачивания в Форме просмотра документа.
Управление перечнем документов
В модуле вы можете выполнять следующие действия:
-
Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
-
Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.
-
Редактирование или удаление информации сразу о нескольких документах, для этого используйте панель массового обновления.
-
Просмотр детальной информации о документе, для этого нажмите на названии документа в общем списке.
-
Просмотр вложения документа; Информацию об обновлении вложения смотрите в разделе Обновление версии вложения.
-
Редактирование данных, для этого либо в Форме просмотра нажмите на кнопку Править, либо непосредственно в Форме списка нажмите на кнопку слева от редактируемой записи. Вы также можете выполнить быструю правку.
-
Дублирование информации о документе, для этого в меню действий выберите пункт Дублировать. Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих документов, вы можете изменить продублированную информацию с целью создания нового документа.
-
Удаление документа, для этого нажмите на кнопку Удалить.
-
Отслеживание изменений введённой информации, для этого нажмите на кнопку Просмотр журнала изменений в форме просмотра. Если в журнале необходимо изменить перечень контролируемых полей - сделайте это в Студии, настроив параметр Аудит соответствующего поля.
-
Экспорт записей, для этого в форме списка выберите необходимые документы и в меню над выбранными записями выберите пункт Экспортировать.
-
Просмотр и редактирование связанной с документами информации, для этого воспользуйтесь субпанелями.
Обновление версии вложения
Субпанель История формы просмотра документа отображает все доступные версии документа в виде списка вложений.
-
Для добавления новой версии нажмите на кнопку Создать, расположенную на субпанели История. На появившейся странице будут отображены название документа и номер последней версии.
-
Заполните следующие поля:
- Имя файла
-
С помощью кнопки Обзор укажите путь к файлу вложения.
- Версия
-
Поле автоматически заполняется версией документа.
- Журнал изменений
-
Введите краткое описание добавляемой версии.
-
Нажмите на кнопку Сохранить для сохранения введённой информации; нажмите на кнопку Отказаться для возврата в форму просмотра документа без сохранения введённой информации.
Имя файла вложения не может быть изменено. После добавления новой версии вложения субпанель История отображает значок корзины рядом с предыдущими версиями вложения. Вы можете воспользоваться этим значком в случае необходимости удаления версии вложения.
Указание шаблонов слияния MS Word
В модуле Документы вы можете указать шаблоны слияния Microsoft Word. Шаблоны используются при выполнении слияния непосредственно из SuiteCRM. Сами шаблоны могут быть созданы либо с помощью плагина Sugar Plug-in for Microsoft Word, либо с помощью аналогичных плагинов сторонних разработчиков и добавлены к общему списку документов.
Если документ является шаблоном слияния, то тип документа в форме просмотра обозначается как Слияние.
За более подробной информацией о слиянии обратитесь к документации соответствующего плагина.